viernes, 2 de marzo de 2012

Documentos y Manuales que se utilizan en el departamento de Recursos Humanos.

Estructura de un Manual
Las partes principales de un manual pueden ser las siguientes:
· Tabla de contenido
· Introducción
· Instrucciones para el uso del manual
· Cuerpo del manual
· Flujogramas
· Glosario de términos
· Conclusiones
· Recomendaciones
· Anexos
Importancia de los manuales
La importancia de los manuales radica en que ellos explican de manera detallada los procedimientos dentro de
una organización; a través de ellos logramos evitar grandes errores que se suelen cometer dentro de las áreas
funcionales de la empresa. Estos pueden detectar fallas que se presentan con regularidad, evitando la
duplicidad de funciones. Además son de gran utilidad cuando ingresan nuevas personas a la organización ya
que le explican todo lo relacionado con la misma, desde su reseña histórica, haciendo referencia a su
estructura organizacional, hasta explicar los procedimientos y tareas de determinado departamento.
Tipos de Manuales Administrativos
Entre los tipos de manuales más utilizados se encuentran:
1.− Manuales de Organización
2.− Manuales de Políticas
3.− Manuales de Normas y Procedimientos
4.− Manuales para Especialistas
5.− Manual del empleado
6.− Manual de contenido múltiple.
7.− Manuales de finazas
8.− Manuales del sistema
· Manual de Organización
Es la versión detallada por escrito de la organización formal a través de la descripción de los objetivos,
funciones, autoridad, responsabilidad de los distintos puestos de trabajo que componen su estructura.
Estos manuales contienen información detallada referente a los antecedentes, legislación, atribuciones,
estructura orgánica, funciones organigramas, niveles jerárquicos, grados de autoridad y responsabilidad, así
como canales de comunicación y coordinación de una organización.
También incluyen una descripción de puestos cuando el manual se refiere a una unidad administrativa en
particular.
Debe contener:
1.− Identificación
¨ Logotipo de la organización.
¨ Nombre oficial de la organización.
Título y extensión (general o específico. Si es específico debe indicarse el nombre de la
unidad a que se refiere).
¨
¨ Lugar y fecha de elaboración.
¨ Número de revisión (en su caso).
¨ Unidades responsables de su elaboración, revisión y autorización.
Clave de la forma: en primer término las siglas de la organización; en segundo lugar, las
siglas de la unidad administrativa donde se utiliza la forma y por último el número de la
forma. Entre las siglas y el número debe colocarse un guión o diagonal.
¨
2.− Índice o Contenido
Relación de los capítulos o apartados que constituyen el cuerpo del documento.
3.− Prólogo y/o Introducción
Sección en donde se explica qué es el manual, su estructura, propósitos, ámbito de aplicación y la necesidad
de mantenerlo vigente. Puede contener un mensaje de alguna autoridad de la organización, preferentemente
del más alto nivel jerárquico.
4.− Antecedentes Históricos
Descripción de la génesis de la organización o del área descrita en el manual, en la que se indica su origen,
evolución y cambios significativos registrados.
5.− Legislación o Base Legal
Este apartado, contiene una lista de títulos de los principales ordenamientos jurídicos que norman las
actividades de la organización, de los cuales se derivan sus atribuciones o facultades.
Es recomendable que las disposiciones legales sigan éste orden jerárquico: constitución, tratados, leyes,
convenios, reglamentos, decretos, acuerdos y circulares. Asimismo, en cada caso debe respetarse la secuencia
cronológica de su expedición (fecha de publicación en el Diario Oficial).
6.− Atribuciones
Transcripción textual y completa de las facultades conferidas a la organización, de acuerdo con las
disposiciones jurídicas que fundamentan sus actividades. Para este efecto, debe señalarse el título completo
del ordenamiento, capítulo, artículo o inciso (la cita debe hacerse entre comillas).
7.− Estructura Orgánica
Descripción ordenada de las unidades administrativas de una organización, en función de sus relaciones de
jerarquía. Ésta descripción de la estructura orgánica, debe corresponder con la representación gráfica en el
organigrama, tanto en lo referente al título de las unidades administrativas, como a su nivel jerárquico.
Además, es conveniente codificarla en forma tal que sea posible visualizar claramente los niveles de jerarquía
y las relaciones de dependencia.
8.− Organigrama
Es la representación gráfica de la estructura orgánica que muestra la composición de las unidades
administrativas que la integran y sus respectivas relaciones, niveles jerárquicos, canales formales d
comunicación, líneas de autoridad, supervisión y asesoría.
9.− Funciones
Especificación de las tareas inherentes a cada uno de los cargos y/o unidades administrativas que forman parte
de la estructura orgánica, necesario para cumplir con las atribuciones de la organización.
Es conveniente que en la presentación de las funciones se tomen en cuenta los siguientes aspectos:
¨ Que los títulos de las unidades correspondan a los utilizados en la estructura orgánica.
¨ Que sigan el orden establecido en la estructura.
¨ Que la redacción se inicie con el verbo en tiempo infinitivo.
10.− Descripción de Puestos
Reseña del contenido básico de los puestos que componen cada unidad administrativa, el cual incluye la
siguiente información:
¨ Identificación del Puesto (nombre, ubicación, ámbito de operación, etc)
Relaciones de autoridad, donde se indican los puestos subordinados y las facultades de
decisión, así como las relaciones de línea y asesoría.
¨
¨ Funciones Generales y Específicas.
¨ Responsabilidades o deberes.
Relaciones de comunicación con otras unidades de puestos dentro de la organización, así
como las que debe establecer externamente.
¨
¨ Especificaciones del puesto en cuanto a conocimiento, experiencia, iniciativa y personalidad.
Los manuales de normas y procedimientos en su calidad de instrumentos administrativos, tienen por objeto:
Compilar en forma adecuada, secuencial y detallada las operaciones a cargo de la
organización, los puestos o unidades administrativas que intervienen, precisando su
participación en dichas operaciones y los formatos a utilizar para la realización de las
actividades institucionales agregadas en procedimientos.
¨
¨ Uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración.
Aumentar la eficiencia de los empleados, indicándoles lo que deben hacer y como deben
hacerlo.
¨
¨ Ayudar a la coordinación del trabajo y evitar la duplicidad de funciones.
Estructura del Manual de Normas Y Procedimientos
Contenido:
¨ Introducción.
¨ Instructivo de Uso.
¨ Tabla de contenido.
CAPÍTULO I:
SECCIÓN A:
¨ Identificación de la Empresa (Razón Social, Actividad Económica, Dirección, Tecnología).
¨ Reseña Histórica.
SECCIÓN B:
¨ Objetivos generales y específicos de la empresa.
¨ Misión.
¨ Visión.
¨ Valores.
SECCIÓN C:
¨ Organigrama general.
¨ Funciones de las unidades organizativas.
¨ Organigrama específico del área del manual.
¨ Descripciones de cargos.
SECCIÓN D:
¨ Objetivos del manual.
¨ Política de calidad de la empresa.
CAPÍTULO II:
SECCIÓN A:
¨ Objetivos del área.
¨ Política del área.
SECCIÓN B:
¨ Normas Generales.
CAPÍTULO III:
¨ Normas técnicas.
¨ Procedimientos.
¨ Flujogramas.
¨ Objetivos del procedimiento.
¨ Normas del procedimiento.
¨ Playscript.
GLOSARIO DE TÉRMINOS.
ANEXOS.
RECOMENDACIONES: a la empresa y a la asignatura.
BIBLIOGRAFÍA.
· Manual para Especialistas
Es aquel que agrupa normas, pautas e instrucciones de aplicación en forma específica a determinado tipo de
actividades o tareas como por ejemplo: manual del vendedor o compendio de la secretaria.
La preparación de este tipo de manuales por parte de la misma empresa es recomendable cuando el número de
empleados que los utiliza es lo suficientemente grande como para justificarlo.
El objetivo básico perseguido con su preparación, es el de entrenamiento y capacitación de empleados, como
así servir también de elemento de consulta para la realización de las tareas asignadas.
6) Manual del Empleado
Su objetivo es lograr una rápida asimilación de personal nuevo (inducción) así como también para posterior entrenamiento, este manual es especialmente útil para niveles intermedios u operativos.
Se enuncian a continuación algunas informaciones que un manual de estas características debe contener:
· Actividades desarrolladas por la empresa.
· Breve reseña histórica.
· Objetivos generales que se persiguen.
· Derechos y obligaciones de los empleados en general.
· Normas de comportamiento básicas y de cumplimiento obligatorio para todo el personal.
· Servicios que la empresa presta a sus empleados.
7) Manual de Contenido Múltiple
Ya se ha visto que un manual puede contener material de tipo diverso, lo que hace que los tipos mencionados
no resulten siempre bien definidos. La inmensa mayoría de los manuales de oficina parecen estar diseñados
intencionalmente para varios fines, por ejemplo, en la preparación de cualquier manual de procedimientos
existen dos requisitos indispensables para asegurar su éxito:
· manifestación clara de las normas generales de la empresa.
· Comprensión total de la organización básica de la misma.
Es decir, de poco servirían las manifestaciones detalladas de procedimientos si al mismo tiempo la
organización y las normas básicas no son, claramente firmes y comprensibles.
8) Manuales de Finanzas
Las responsabilidades del contralor y tesorero exigen de ellos que den instrucciones numerosas y específicas a
todos aquellos que deben proteger en alguna forma los bienes de la empresa, para asegurar la comprensión de
sus deberes en todos los niveles de la administración.
9) Manuales del Sistema
El manual del sistema debe ser desarrollado a medida que se desarrolla el sistema, y está constituido por un
grupo de manuales o partes y estructurado de la siguiente manera: Objetivos del sistema, arquitectura de
datos, arquitectura física del sistema, índice de componentes, etc.
10) Manual de Calidad
El Manual de Calidad
Define un manual de calidad como un documento que enuncia la política de la calidad y que describe el
sistema de calidad de una organización. Este manual puede estar relacionado con las actividades totales de
una organización o con una parte seleccionada de estas.
Es importante que los requisitos y el contenido del sistema de la calidad y del manual de la calidad se
estructuren de acuerdo con la norma que se intenta satisfacer. Esta norma suministra los lineamientos para
desarrollar dichos manuales de calidad.

ACTIVIDAD 3.

Lectura de "Los principales documentos y manuales que se utilizan en el departamento de Recursos Humanos".

Contestar las siguientes preguntas:

1. ¿Por qué se utilizan estos documentos y manuales en departamento de Recursos Humanos?

2. ¿Qué importancia debe tener el manual de Normas y Procedimientos en una empresa?

Un saludo y buen fin de semana.

3 comentarios:

  1. segun por lo yo leei jajaja le entendi q hay una variedad de manuales los cuales cada uno tiene diferen funciones pro todos es tan orde nados igual su portada si indice su protocolo y su cuerpo cada munual es mui importante xq de de ellos llevamos el control dela empresa ya sea como el manual de politicas hay aplicamos las reglas dela empresa y llevamos el control dela disiplina o la coordinacion dela empresa el mual dela organizacion es como una estragia con el objetivo de llegar ala meta en esta aplica la direccion la planeacion para lograr llegar ala meta bueno eso fue lo k le entendijajaj maestra cady zapata le qiiero0 muxo0

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  2. lo q yo en tendi es q en el mundo de administracion ay muchos manuales y q cada uno de estos manuales estan distribuidos y organisados en una area en especial y su con tenido influye mucho en las empresas ya q su con tenido nos ayuda a en tender y controlar las emprsas, estos manuales son muy importantes x q en ellos llevamos el control como dice mi compañera de las emprsas cn la diciplina q se deve sin lo manuales de administracion la organisacionde un empresas no seria facil ya q estos manuales llevan ala meta y alos objetivos de dela planeacion de los logros de grandes metas de empresas. eso es lo q entendi bueno eso creo jejeje

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  3. muchas gracias esta pagina me ayudo mucho fue dengran ayuda gracias

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