lunes, 4 de junio de 2012

Documentos Mercantiles

Documentos Mercantiles:

Son todos los documentos relativos a una compañía, o sociedad de capitales, son de carácter mercantil.
Documentos constitutivos
Acta de Asamblea de accionistas
Actas de reuniones de la Junta Directiva
Facturas
Cheques
Contratos con suplidores y cualquier otro documento relativo a la compañía.

Documentos Oficiales

Documentos Oficiales:
Son aquellos documentos que revisten de una formalidad y sirven tanto como documentos Publicos, como para realizar cierto trámites.

Los Documentos Públicos son aquellos expedidos por la autoridad correspondiente, con gran grado de validez probatoria.

2.-Para que sirven

Para realizar los trámites especiales o específicos, depende de cada documento.

3.- La importancia de llenar correctamente los documentos

Muy alta, debido a que caulesquier error puede costar la válidez del documento, y en ocasiones hasta convertirse en un delito.

4.- Recomendaciones

Leer completamente los documentos hantes de llenarlos
Verificar los datos antes de ponerlos
Después de llenado Verficar los datos
Cuando sea devuelto, verificar que cumple con los requisitos que debe tener el documento.






viernes, 2 de marzo de 2012

Documentos y Manuales que se utilizan en el departamento de Recursos Humanos.

Estructura de un Manual
Las partes principales de un manual pueden ser las siguientes:
· Tabla de contenido
· Introducción
· Instrucciones para el uso del manual
· Cuerpo del manual
· Flujogramas
· Glosario de términos
· Conclusiones
· Recomendaciones
· Anexos
Importancia de los manuales
La importancia de los manuales radica en que ellos explican de manera detallada los procedimientos dentro de
una organización; a través de ellos logramos evitar grandes errores que se suelen cometer dentro de las áreas
funcionales de la empresa. Estos pueden detectar fallas que se presentan con regularidad, evitando la
duplicidad de funciones. Además son de gran utilidad cuando ingresan nuevas personas a la organización ya
que le explican todo lo relacionado con la misma, desde su reseña histórica, haciendo referencia a su
estructura organizacional, hasta explicar los procedimientos y tareas de determinado departamento.
Tipos de Manuales Administrativos
Entre los tipos de manuales más utilizados se encuentran:
1.− Manuales de Organización
2.− Manuales de Políticas
3.− Manuales de Normas y Procedimientos
4.− Manuales para Especialistas
5.− Manual del empleado
6.− Manual de contenido múltiple.
7.− Manuales de finazas
8.− Manuales del sistema
· Manual de Organización
Es la versión detallada por escrito de la organización formal a través de la descripción de los objetivos,
funciones, autoridad, responsabilidad de los distintos puestos de trabajo que componen su estructura.
Estos manuales contienen información detallada referente a los antecedentes, legislación, atribuciones,
estructura orgánica, funciones organigramas, niveles jerárquicos, grados de autoridad y responsabilidad, así
como canales de comunicación y coordinación de una organización.
También incluyen una descripción de puestos cuando el manual se refiere a una unidad administrativa en
particular.
Debe contener:
1.− Identificación
¨ Logotipo de la organización.
¨ Nombre oficial de la organización.
Título y extensión (general o específico. Si es específico debe indicarse el nombre de la
unidad a que se refiere).
¨
¨ Lugar y fecha de elaboración.
¨ Número de revisión (en su caso).
¨ Unidades responsables de su elaboración, revisión y autorización.
Clave de la forma: en primer término las siglas de la organización; en segundo lugar, las
siglas de la unidad administrativa donde se utiliza la forma y por último el número de la
forma. Entre las siglas y el número debe colocarse un guión o diagonal.
¨
2.− Índice o Contenido
Relación de los capítulos o apartados que constituyen el cuerpo del documento.
3.− Prólogo y/o Introducción
Sección en donde se explica qué es el manual, su estructura, propósitos, ámbito de aplicación y la necesidad
de mantenerlo vigente. Puede contener un mensaje de alguna autoridad de la organización, preferentemente
del más alto nivel jerárquico.
4.− Antecedentes Históricos
Descripción de la génesis de la organización o del área descrita en el manual, en la que se indica su origen,
evolución y cambios significativos registrados.
5.− Legislación o Base Legal
Este apartado, contiene una lista de títulos de los principales ordenamientos jurídicos que norman las
actividades de la organización, de los cuales se derivan sus atribuciones o facultades.
Es recomendable que las disposiciones legales sigan éste orden jerárquico: constitución, tratados, leyes,
convenios, reglamentos, decretos, acuerdos y circulares. Asimismo, en cada caso debe respetarse la secuencia
cronológica de su expedición (fecha de publicación en el Diario Oficial).
6.− Atribuciones
Transcripción textual y completa de las facultades conferidas a la organización, de acuerdo con las
disposiciones jurídicas que fundamentan sus actividades. Para este efecto, debe señalarse el título completo
del ordenamiento, capítulo, artículo o inciso (la cita debe hacerse entre comillas).
7.− Estructura Orgánica
Descripción ordenada de las unidades administrativas de una organización, en función de sus relaciones de
jerarquía. Ésta descripción de la estructura orgánica, debe corresponder con la representación gráfica en el
organigrama, tanto en lo referente al título de las unidades administrativas, como a su nivel jerárquico.
Además, es conveniente codificarla en forma tal que sea posible visualizar claramente los niveles de jerarquía
y las relaciones de dependencia.
8.− Organigrama
Es la representación gráfica de la estructura orgánica que muestra la composición de las unidades
administrativas que la integran y sus respectivas relaciones, niveles jerárquicos, canales formales d
comunicación, líneas de autoridad, supervisión y asesoría.
9.− Funciones
Especificación de las tareas inherentes a cada uno de los cargos y/o unidades administrativas que forman parte
de la estructura orgánica, necesario para cumplir con las atribuciones de la organización.
Es conveniente que en la presentación de las funciones se tomen en cuenta los siguientes aspectos:
¨ Que los títulos de las unidades correspondan a los utilizados en la estructura orgánica.
¨ Que sigan el orden establecido en la estructura.
¨ Que la redacción se inicie con el verbo en tiempo infinitivo.
10.− Descripción de Puestos
Reseña del contenido básico de los puestos que componen cada unidad administrativa, el cual incluye la
siguiente información:
¨ Identificación del Puesto (nombre, ubicación, ámbito de operación, etc)
Relaciones de autoridad, donde se indican los puestos subordinados y las facultades de
decisión, así como las relaciones de línea y asesoría.
¨
¨ Funciones Generales y Específicas.
¨ Responsabilidades o deberes.
Relaciones de comunicación con otras unidades de puestos dentro de la organización, así
como las que debe establecer externamente.
¨
¨ Especificaciones del puesto en cuanto a conocimiento, experiencia, iniciativa y personalidad.
Los manuales de normas y procedimientos en su calidad de instrumentos administrativos, tienen por objeto:
Compilar en forma adecuada, secuencial y detallada las operaciones a cargo de la
organización, los puestos o unidades administrativas que intervienen, precisando su
participación en dichas operaciones y los formatos a utilizar para la realización de las
actividades institucionales agregadas en procedimientos.
¨
¨ Uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración.
Aumentar la eficiencia de los empleados, indicándoles lo que deben hacer y como deben
hacerlo.
¨
¨ Ayudar a la coordinación del trabajo y evitar la duplicidad de funciones.
Estructura del Manual de Normas Y Procedimientos
Contenido:
¨ Introducción.
¨ Instructivo de Uso.
¨ Tabla de contenido.
CAPÍTULO I:
SECCIÓN A:
¨ Identificación de la Empresa (Razón Social, Actividad Económica, Dirección, Tecnología).
¨ Reseña Histórica.
SECCIÓN B:
¨ Objetivos generales y específicos de la empresa.
¨ Misión.
¨ Visión.
¨ Valores.
SECCIÓN C:
¨ Organigrama general.
¨ Funciones de las unidades organizativas.
¨ Organigrama específico del área del manual.
¨ Descripciones de cargos.
SECCIÓN D:
¨ Objetivos del manual.
¨ Política de calidad de la empresa.
CAPÍTULO II:
SECCIÓN A:
¨ Objetivos del área.
¨ Política del área.
SECCIÓN B:
¨ Normas Generales.
CAPÍTULO III:
¨ Normas técnicas.
¨ Procedimientos.
¨ Flujogramas.
¨ Objetivos del procedimiento.
¨ Normas del procedimiento.
¨ Playscript.
GLOSARIO DE TÉRMINOS.
ANEXOS.
RECOMENDACIONES: a la empresa y a la asignatura.
BIBLIOGRAFÍA.
· Manual para Especialistas
Es aquel que agrupa normas, pautas e instrucciones de aplicación en forma específica a determinado tipo de
actividades o tareas como por ejemplo: manual del vendedor o compendio de la secretaria.
La preparación de este tipo de manuales por parte de la misma empresa es recomendable cuando el número de
empleados que los utiliza es lo suficientemente grande como para justificarlo.
El objetivo básico perseguido con su preparación, es el de entrenamiento y capacitación de empleados, como
así servir también de elemento de consulta para la realización de las tareas asignadas.
6) Manual del Empleado
Su objetivo es lograr una rápida asimilación de personal nuevo (inducción) así como también para posterior entrenamiento, este manual es especialmente útil para niveles intermedios u operativos.
Se enuncian a continuación algunas informaciones que un manual de estas características debe contener:
· Actividades desarrolladas por la empresa.
· Breve reseña histórica.
· Objetivos generales que se persiguen.
· Derechos y obligaciones de los empleados en general.
· Normas de comportamiento básicas y de cumplimiento obligatorio para todo el personal.
· Servicios que la empresa presta a sus empleados.
7) Manual de Contenido Múltiple
Ya se ha visto que un manual puede contener material de tipo diverso, lo que hace que los tipos mencionados
no resulten siempre bien definidos. La inmensa mayoría de los manuales de oficina parecen estar diseñados
intencionalmente para varios fines, por ejemplo, en la preparación de cualquier manual de procedimientos
existen dos requisitos indispensables para asegurar su éxito:
· manifestación clara de las normas generales de la empresa.
· Comprensión total de la organización básica de la misma.
Es decir, de poco servirían las manifestaciones detalladas de procedimientos si al mismo tiempo la
organización y las normas básicas no son, claramente firmes y comprensibles.
8) Manuales de Finanzas
Las responsabilidades del contralor y tesorero exigen de ellos que den instrucciones numerosas y específicas a
todos aquellos que deben proteger en alguna forma los bienes de la empresa, para asegurar la comprensión de
sus deberes en todos los niveles de la administración.
9) Manuales del Sistema
El manual del sistema debe ser desarrollado a medida que se desarrolla el sistema, y está constituido por un
grupo de manuales o partes y estructurado de la siguiente manera: Objetivos del sistema, arquitectura de
datos, arquitectura física del sistema, índice de componentes, etc.
10) Manual de Calidad
El Manual de Calidad
Define un manual de calidad como un documento que enuncia la política de la calidad y que describe el
sistema de calidad de una organización. Este manual puede estar relacionado con las actividades totales de
una organización o con una parte seleccionada de estas.
Es importante que los requisitos y el contenido del sistema de la calidad y del manual de la calidad se
estructuren de acuerdo con la norma que se intenta satisfacer. Esta norma suministra los lineamientos para
desarrollar dichos manuales de calidad.

ACTIVIDAD 3.

Lectura de "Los principales documentos y manuales que se utilizan en el departamento de Recursos Humanos".

Contestar las siguientes preguntas:

1. ¿Por qué se utilizan estos documentos y manuales en departamento de Recursos Humanos?

2. ¿Qué importancia debe tener el manual de Normas y Procedimientos en una empresa?

Un saludo y buen fin de semana.

Cuidado del Medio Ambiente.

Proteger el planeta para las generaciones futuras no significa renunciar a nuestras vidas o abandonar las actividades diarias. Al adoptar hábitos sencillos y de sentido común, cada uno de nosotros puede ahorrar energía, disminuir la contaminación que afecta la temperatura de la Tierra, y conservar nuestros recursos naturales limitados.
Desde 1970, personas en todo el mundo han unido esfuerzos en el Día de la Tierra para cuidar el medio ambiente y construir un mañana más saludable para ellos y sus familias.

Nuestra participación es muy importante y debemos tomar medidas. Iluminar nuestras casas y conducir nuestros autos emite gases al aire que hacen que la Tierra se convierta en un gran invernadero y aumenten las temperaturas.
Este calentamiento provoca cambios profundos y perturbadores en el planeta. Si no tomamos acciones para abatirlo, nuestros hijos y las siguientes generaciones tendrán que vivir en un lugar muy diferente al que conocemos.

El reto es muy grande y puede parecer abrumador. Pero cuando muchas personas hacen pequeños esfuerzos, estos se suman para generar un cambio positivo a gran escala. Lo principal es empezar por elegir productos y servicios sustentables.

Actividad:

Después de leer el artículo, elabora una paráfrasis (interpretación) sobre El cuidado del Medio Ambiente.

domingo, 12 de febrero de 2012

SECUENCIA I: Actividades de Apertura, Desarrollo y Cierre del Submódulo II

Submódulo II. GESTIONA DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA.

Competencias Profesionales:
 Submódulo 2:
  1. Reconoce la importancia del resguardo de la documentación en la organización.
  2. Aplica el proceso para guardar los expedientes en el mueble de archivo.
  3. Clasifica documentación interna y externa para integrar el expediente.
  4. Organiza la documentación conforme al sistema ordenador.
  5. Realiza registro de préstamos y nuevos expedientes, determinando cuántos y cuáles se tienen en existencia.
  6. Depura los archivos electrónicos y manuales inactivos.


    APERTURA:

    * El docente aplica la técnica de integración grupal “Máscaras de papel”, para crear un ambiente de confianza y motivación para los alumnos.
    * Mediante una lluvia de ideas, se recuperan conocimientos previos sobre resguardo de documentos en el hogar para determinar el proceso que siguen y explicar la importancia de su guardado.
    * El facilitador aplica un instrumento para realizar la evaluación diagnóstica sobre archivos de documentos y su importancia.

    DESARROLLO:

    *El facilitador solicita un reporte en el que los alumnos investigan la importancia del orden, archivo y resguardo de la documentación administrativa.
    *Mediante la técnica de mesa redonda, los alumnos reflexionan sobre el tema, así como la importancia de cuidar el medio ambiente a través del reciclaje de papel. Posteriormente, divididos en equipos de 2 integrantes, elaboran un ensayo sobre la importancia del resguardo de los documentos en el hogar y en las organizaciones públicas y privadas.
    * Divididos en equipos, el docente solicita una investigación documental de los sistemas de archivo que existen en las empresas para que distingan su funcionalidad y ventajas.
    *El docente realiza la técnica de métodos de preguntas y respuestas, para que los alumnos aclaren sus dudas sobre el tema de resguardo.
    * El facilitador solicita materiales (cajas, carpetas y/o cartulinas) para que los alumnos realicen simulacros de archivos de los diferentes sistemas.
    * Se realiza una visita a una oficina de la comunidad para que los alumnos conozcan la importancia del resguardo de documentos y observen qué sistemas de archivo utilizan según las necesidades de la organización. Posteriormente, solicita un informe sobre la visita.
    * El docente solicita organizar archivos electrónicos que guardan los alumnos en USB, indicando que deben seguir las reglas de archivo.

    CIERRE:
    El facilitador solicita que los alumnos elaboren una síntesis sobre la importancia del resguardo y conservación de documentos en las organizaciones y las personas de manera general.

    El docente solicita a los alumnos que presenten en forma gráfica las tareas de archivo en orden numérico, alfabético y alfanumérico de los documentos, así como un informe de resultados de experiencias obtenidas en la operación de documentos.

    Aplicación de una evaluación de conocimientos sobre el tema.

    REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS:

    ANZOLA, Rojas Sérvulo. “Administración de Pequeñas Empresas”. Ed. Mc Graw Hill. México, D.F. 1993.
    DE CENSO, David y Sthephen Robbins. “Administración de Recursos Humanos”. Ed. Limusa Wiley. México, D.F. 2003.
    DOMÍNGUEZ, T. “Archivonomía” (2° edición) Ed. Mc Graw Hill. México, 2001.
    MALDONADO, A. “Procedimientos administrativos para la oficina” (2° edición) Ed. Mc Graw Hill. México, D.F 2008.
    MORRUECO, R. “Manual Práctico de Administración”. Ed. RA-MA. España, 2009.
    REYES, Ponce Agustín. “Administración de Empresas, Teoría y Práctica”. Ed. Limusa. México, D.F. 1998.